Forretningsorden

Bestyrelsen i Galaksen

Bestyrelsen består af

• 5 Forældrerepræsentanter
• 2 Suppleanter for disse
• 1-2 Medarbejderrepræsentanter

Institutionsleder deltager i møderne, men har ikke stemmeret. En pædagogisk leder (PL) deltager også og tager referat af mødet. Suppleanterne er velkomne til alle møder, men har ikke stemmeret. Pædagogisk leder har heller ikke stemmeret.

Sammensætningen af bestyrelsen følger i øvrigt Vejle kommunes gældende regler på området.

Forældrebestyrelsen er en offentlig bestyrelse, hvilket vil sige at billeder, navne, telefonnumre og e-mailadresser på bestyrelsesmedlemmer offentliggøres på institutionens hjemmeside.

Valg til bestyrelsen

Den almindelige generalforsamling afholdes hvert år inden udgangen af første kvartal. På generalforsamlingen vælges 2 bestyrelsesmedlemmer i lige år og 3 bestyrelsesmedlemmer i ulige år. Suppleanter er på valg hvert år.

Konstituerende møde

Institutionslederen indkalder til det konstituerende bestyrelsesmøde; mødet skal finde sted senest 14 dage efter nyvalg.
Udover de valgte forældrebestyrelsesmedlemmer deltager to medarbejderrepræsentanter, den overordnede leder, samt en pædagogisk leder.

Dagsorden

Institutionsleder udarbejder skriftlig dagsorden og leder mødet indtil formanden er valgt.

Dagordenen indeholder:

• Institutionslederen orienterer om bestyrelsesarbejdet – herunder
• Valg af formand
• Valg af næstformand
• Evt. nedsættelse af udvalg

Udvalg

Udvalg nedsættes ad hoc. Udvalget skaffer sig særlig indsigt i emnet, og forbereder sager inden for emnekredsen. Alle beslutninger træffes i den samlede bestyrelse.

Bestyrelsens arbejde

Der planlægges 4-6 møder om året (inkl. valg). Møderne starter som udgangspunkt kl. 17:00 og varer mellem to til tre time. på skiftende ugedage. Møderne afholdes i Galaksens mødelokale.
Møderækken laves af formanden og institutionslederen og tilføjes årshjulet til sidste møde i året. Formanden/institutionslederen indkalder til mødet. Der kan forekomme ændringer i mødedatoerne.

Der kan ikke optages nye punkter til dagsordenen ved mødet, med mindre alle bestyrelsesmedlemmer er til stede, og er enige om det. Der er dog altid et eventuelt punkt på alle dagsordner med emner/ting som kan drøftes, men ikke besluttes - medmindre alle er tilstede. Det sidste møde i året indeholder en drøftelse af, hvilke emner bestyrelsen skal arbejde med det kommende år (tilføjes til årshjulet som bilag).

Bestyrelsens arbejde ledes og fordeles af formanden/institutionslederen. I tilfælde af formandens fravær, overtager næstformanden ledelsen.

Bestyrelsens møder afholdes for lukkede døre. Bestyrelsen kan dog indkalde andre til at deltage i møderne.

Bestyrelsesmøderne

Møderne indkaldes af institutionslederen i samarbejde med formanden ca. 14 dage før mødet. Forslag til dagsordenen afleveres i god tid. Hvis et bestyrelsesmedlem er forhindret i at deltage i mødet, skal afbud meddeles institutionslederen så tidligt som muligt, på mailadresse: Kabje@vejle.dk

Opgaven som referent varetages af daginstitutionen, når man til møderne godkender referatet, samtykker man det skrevne. Referatet lægges på AULA pr. 1. januar 2022 og mailes til bestyrelsen.

Faste punkter på dagsordenen

• Godkendelse af referat fra sidst
• Formands beretning
• Institutionsleders beretning
• Diverse arbejdsgrupper
• Punkter fra Årshjulet

Dagsordenspunkter kan være belyst gennem en kort beskrivelse eller et vedlagt bilag. Orienteringspunkter skal så vidt muligt sendes ud før mødet.
Medarbejderne skal have mulighed for at drøfte dagsordenen på MED-møde forud for bestyrelsesmødet.
To bestyrelsesmedlemmer har ret til at forlange et bestyrelsesmøde indkaldt. Et emne kan sættes på dagsordenen ved henvendelse til formanden. Dette kan ske indtil 8 dage før mødet, og i så fald skal der udsendes en revideret dagsorden.

Bestyrelsens Årshjul
Årshjulet beskriver hvilke planlagte aktiviteter/fokuspunkter, der skal indgå som selvstændige punkter på dagsordenen. Med udgangspunkt i årshjulet tilrettelægges bestyrelsesmøderne, så de placeres hensigtsmæssigt i forhold til de planlagte aktiviteter/punkter indeholdt i årshjulet. Det er bestyrelsesformanden og institutionslederen, der afgør hvornår årshjulets punkter/aktiviteter skal behandles. Dog skal alle punkter/aktiviteter være på dagsordenen mindst én gang årligt, således at bestyrelsen kan validere og berigtige arbejdet/opmærksomhedspunkterne indeholdt i årshjulet.

Beslutningsdygtighed

Forældrebestyrelsen er beslutningsdygtig når mindst 3/5 af bestyrelsens medlemmer er til stede. Beslutninger træffes med almindeligt flertal. Institutionsleder, suppleanter og pædagogisk leder har ikke stemmeret.
Der kan ikke træffes beslutning om sager, der ikke er optaget på dagsordenen
Tilføjelser til dagsordenen kræver enstemmighed blandt bestyrelsesmedlemmerne. Beslutningen i en sag skal udsættes til et senere møde, hvis to medlemmer ønsker det, og/eller hvis personalerepræsentanterne ikke har haft mulighed for at drøfte det på et forudgående møde. Undtager herfra er sager, hvor bestyrelsen ved en udskydelse sætter sig selv udenfor indflydelse.
Hvis afstemning mod sædvane bliver nødvendig, skal afstemningen foregå skriftligt, hvis ét medlem ønsker det. Der kan ikke stemmes ved fuldmagt.
Ved stemmelighed er formandens stemme afgørende.

Formandens rolle

Formanden kan fungerer som mødeleder efter aftale med institutionsleder og har ansvaret for at bestyrelsens beslutninger udføres. I særlige hastesager kan formanden træffe beslutninger på bestyrelsens vegne i samarbejde med institutionslederen. Formandens beslutning skal godkendes på førstkommende bestyrelsesmøde. Formanden er ansvarlig for at orientere bestyrelsen om løbende sager og tegner bestyrelsen udadtil.

Beslutningsreferat

Der udarbejdes beslutningsreferat til orientering af forældre og medarbejdere, så der enkelt kan genfindes tidligere trufne beslutninger. Beslutningsreferatet skal som minimum specificere, hvilke aktiviteter der skal gennemføres til næste møde, hvem der er ansvarlige og hvad formålet er med aktiviteten. Der beskrives ikke de forskellige holdninger, som ligger til grund for beslutningen. Dog kan et medlem kræve at få sit sær-standpunkt ført til referat.
Referatet sendes via email til alle tilstedeværende. Indsigelser skal gøres inden 3 dage efter udsendelsen, med svar til alle. Er der ingen kommentarer til indsigelserne, skrives disse i referatet, som betragtes som godkendt. Ved markante indsigelser gen-fremsendes referatet til godkendelse. Intet svar på godkendelse er ensbetydende med at man godkender referatet. Efter godkendelse af referatet offentliggøres det på Aula pr. 1. januar 2022. og lægges i SB-sys. Det skal af referatet fremgå, hvilke medlemmer, der har været til stede.

Tavshedspligt

Bestyrelsens medlemmer er omfattet af forvaltningens bestemmelser om tavshedspligt, og skal ved deres underskrift bekræfte, at de er indforstået med dette. Gæster ved bestyrelsesmødet er også omfattet af tavshedspligten.

Udtrædelse af bestyrelsen

Et forældrevalgt bestyrelsesmedlem sidder i valgperioden, eller så længe medlemmets barn/børn er i institutionen. Ønsker medlemmet at udtræde før tid, kan dette ske og suppleanten træde ind i medlemmets sted.
En medarbejderrepræsentant udtræder af bestyrelsen med øjeblikkelig virkning fra det tidspunkt, hvor den pågældende har afleveret sin opsigelse til kommunen, eller har modtaget sin opsigelse fra kommunen. Suppleanten indtræder herefter i bestyrelsen.

Fremlagt  og godkendt på bestyrelsesmøde 12.03.2024